Η είσοδος των μελών είναι το πρώτο πράγμα που συμβαίνει σε κάθε επίσκεψη. Αν την κάνετε λάθος, έχετε ουρά στην πόρτα, προσωπικό που απομακρύνεται από την προπόνηση και καμία αξιόπιστη εικόνα προσέλευσης. Αν την κάνετε σωστά, χάνεται στο παρασκήνιο ενώ εσείς εστιάζετε σε όλα τα υπόλοιπα.
Αυτός ο οδηγός καλύπτει κάθε σημαντική τεχνολογία εισόδου, σε τι πραγματικά χρησιμεύει η καθεμία, πόσο κοστίζει ένα αξιοπρεπές σύστημα και τα λάθη που κάνουν συχνότερα οι ιδιοκτήτες γυμναστηρίων όταν αγοράζουν.
Γιατί το σύστημα εισόδου μετράει περισσότερο απ' ό,τι νομίζετε
Οι περισσότεροι διαχειριστές γυμναστηρίων αντιμετωπίζουν την είσοδο ως κάτι δευτερεύον: ένα ντοσιέ με κλιπ, ένα κοινόχρηστο iPad με ένα λογιστικό φύλλο ή μια λειτουργία θαμμένη μέσα στο λογισμικό χρέωσης. Αυτό δουλεύει μέχρι να σταματήσει να δουλεύει.
Να τι σας κοστίζει πραγματικά μια αδύναμη είσοδος:
- Χρόνος προσωπικού. Η χειροκίνητη καταγραφή προσέλευσης συσσωρεύεται σε κάθε μάθημα, κάθε μέρα.
- Κενά στα δεδομένα. Χωρίς αξιόπιστα αρχεία δεν μπορείτε να δείτε ποια μέλη κινδυνεύουν να φύγουν, ποια μαθήματα υστερούν ή αν το γυμναστήριο φτάνει στη χωρητικότητά του.
- Τριβή για το μέλος. Μια αργή ή μπερδεμένη είσοδος είναι κακή αρχή για κάθε επίσκεψη.
- Ασφάλεια. Χωρίς ένα πραγματικό σύστημα εισόδου δεν ξέρετε ποιος βρίσκεται στον χώρο σας σε μια δεδομένη στιγμή.
Διορθώστε την είσοδο και διορθώνετε όλα αυτά μεμιάς. Είναι μία από τις λειτουργικές αλλαγές με την υψηλότερη απόδοση που μπορεί να κάνει ένα γυμναστήριο.
Οι βασικές τεχνολογίες εισόδου
Είσοδος με κωδικό QR
Οι κωδικοί QR είναι η πιο διαδεδομένη μέθοδος εισόδου για ανεξάρτητα και boutique γυμναστήρια. Κάθε μέλος αποκτά έναν μοναδικό κωδικό QR, που εμφανίζεται σε μια εφαρμογή μελών, σε ένα πάσο wallet ή σε μια εκτυπωμένη κάρτα. Τον σαρώνει στην πόρτα ή στη ρεσεψιόν και είναι μέσα.
Υπέρ:
- Κανένας εξοπλισμός προς αγορά πέρα από ένα βασικό tablet ή μια βάση κινητού
- Λειτουργεί σε κάθε smartphone (χωρίς ανάγκη λήψης εφαρμογής αν χρησιμοποιείτε πάσα wallet)
- Εύκολος έλεγχος: κάθε σάρωση δημιουργεί μια εγγραφή με χρονοσήμανση
- Επιτρέπει είσοδο χωρίς επαφή, χωρίς εμπλοκή του προσωπικού
Κατά:
- Τα μέλη που ξεχνούν το κινητό τους κολλάνε (να έχετε έτοιμη μια εφεδρική διαδικασία)
- Απαιτεί μια ελαφριά αρχική εκπαίδευση του προσωπικού
- Χρειάζεται αξιόπιστη σύνδεση στο διαδίκτυο στο σημείο σάρωσης
Οι κωδικοί QR είναι η σωστή προεπιλογή για τα περισσότερα boutique γυμναστήρια και στούντιο.
Είσοδος με kiosk / tablet
Ένα tablet τοποθετημένο στην είσοδο (συχνά με βάση και προαιρετικό σαρωτή) σας δίνει έναν αποκλειστικό σταθμό εισόδου. Τα μέλη πλησιάζουν, αγγίζουν ή σαρώνουν και μπαίνουν. Το προσωπικό βλέπει τη δραστηριότητα εισόδου σε έναν ζωντανό πίνακα.
Υπέρ:
- Δείχνει επαγγελματικό και μόνιμο
- Λειτουργεί χωρίς να χρειάζεται τα μέλη να έχουν έτοιμο το κινητό τους
- Μπορεί να προβάλλει το σήμα σας, το σημερινό πρόγραμμα μαθημάτων ή ανακοινώσεις
- Μειώνει τις ουρές στη ρεσεψιόν στις ώρες αιχμής
Κατά:
- Κόστος εξοπλισμού (tablet συν βάση συν πιθανός σαρωτής)
- Χρειάζεται ρεύμα και αξιόπιστο διαδίκτυο στο σημείο τοποθέτησης
- Απαιτεί εφεδρική διαδικασία αν το tablet βγει εκτός σύνδεσης
Ένα kiosk είναι ισχυρή επιλογή για γυμναστήρια με αποκλειστικό χώρο εισόδου και σταθερή κίνηση αιχμής. Συνδυάζεται καλά με τους κωδικούς QR: τα μέλη που έχουν το κινητό τους σαρώνουν, οι υπόλοιποι πληκτρολογούν το όνομα ή τον αριθμό μέλους τους.
Πάσα κινητού και ψηφιακού wallet
Τα πάσα Apple Wallet και Google Wallet επιτρέπουν στα μέλη να αποθηκεύουν το πάσο του γυμναστηρίου στην ίδια εφαρμογή όπου κρατούν κάρτες επιβίβασης και πιστωτικές κάρτες. Καμία ξεχωριστή εφαρμογή προς λήψη ή συντήρηση.
Υπέρ:
- Ελάχιστη τριβή για το μέλος: το πάσο βρίσκεται πάντα στην οθόνη κλειδώματος του κινητού
- Λειτουργεί χωρίς σύνδεση δεδομένων (το πάσο αποθηκεύεται τοπικά)
- Τα μέλη λαμβάνουν αυτόματες ειδοποιήσεις push όταν τα πάσα ενημερώνονται (ιδανικό για να επικοινωνείτε συνδρομές που λήγουν ή αλλαγές)
- Καμία φραγή λήψης εφαρμογής, κάτι που αυξάνει δραματικά την υιοθέτηση
Κατά:
- Απαιτεί σύστημα εισόδου που υποστηρίζει τη δημιουργία και τη σάρωση πάσων wallet
- Τα μέλη με παλαιότερα κινητά μπορεί να έχουν περιορισμούς συμβατότητας (σπάνιο με σύγχρονο εξοπλισμό)
Τα πάσα wallet είναι από τα πιο υποτιμημένα εργαλεία στη λειτουργία ενός γυμναστηρίου. Το κινητό κάθε μέλους γίνεται κάρτα συνδρομής χωρίς καμία προσπάθεια από τη μεριά του.
RFID / μπρελόκ
Τα μπρελόκ RFID είναι φυσικά μπρελόκ που τα μέλη πλησιάζουν σε έναν αναγνώστη για να κάνουν είσοδο ή να ξεκλειδώσουν μια πόρτα. Συνηθισμένα σε παραδοσιακά γυμναστήρια και σε γυμναστήρια με πρόσβαση 24/7, όπου τα μέλη μπαίνουν χωρίς παρόν προσωπικό.
Υπέρ:
- Λειτουργεί χωρίς smartphone (σημαντικό για γυμναστήρια 24/7 με κοινό μεγαλύτερης ηλικίας)
- Γρήγορο και αξιόπιστο όταν ο εξοπλισμός συντηρείται καλά
- Καθιερωμένη τεχνολογία για τον έλεγχο πρόσβασης πορτών
Κατά:
- Τα μέλη χάνουν τα μπρελόκ. Το κόστος και η διαδικασία αντικατάστασης πρέπει να διαχειρίζονται.
- Το αρχικό κόστος εξοπλισμού είναι υψηλότερο (αναγνώστες μπρελόκ, ελεγκτές πόρτας, μεμονωμένα μπρελόκ)
- Καμία λειτουργία βασισμένη σε εφαρμογή: ούτε πρόγραμμα μαθημάτων, ούτε ειδοποιήσεις, μόνο πρόσβαση
- Το μέλος κουβαλάει άλλο ένα φυσικό αντικείμενο
Το RFID βγάζει το μεγαλύτερο νόημα σε γυμναστήρια 24/7 όπου τα μέλη μπαίνουν χωρίς επίβλεψη, ή ως εφεδρεία δίπλα σε ένα κύριο σύστημα QR.
Είσοδος με δακτυλικό αποτύπωμα / βιομετρικά
Ορισμένες πλατφόρμες προσφέρουν σαρωτές δακτυλικού αποτυπώματος ως μέθοδο εισόδου. Το μέλος σαρώνει ένα δάχτυλο και είναι μέσα.
Υπέρ:
- Τα μέλη δεν μπορούν ποτέ να "ξεχάσουν" τα διαπιστευτήριά τους
- Γρήγορο όταν λειτουργεί σωστά
Κατά:
- Κόστος και συντήρηση εξοπλισμού
- Ανησυχίες περί απορρήτου (οι κανονισμοί για τα βιομετρικά δεδομένα διαφέρουν ανά περιοχή και γίνονται ολοένα πιο αυστηροί)
- Ανησυχίες υγιεινής, ιδίως μετά το 2020
- Περιορισμένη υποστήριξη από προμηθευτές σε σύγκριση με QR και RFID
Εκτός αν έχετε συγκεκριμένο λόγο να επιλέξετε τα βιομετρικά, δεν αξίζει η πρόσθετη πολυπλοκότητα για ένα ανεξάρτητο γυμναστήριο.
Τι να προσέξετε όταν αγοράζετε
Ευκολία εγκατάστασης
Το σύστημα εισόδου σας δεν θα έπρεπε να θέλει εβδομάδες για να ρυθμιστεί. Ψάξτε μια λύση με την οποία μπορείτε να εντάξετε τα μέλη και να ξεκινήσετε τη σάρωση μέσα σε μία μέρα, όχι σε έναν μήνα.
Εμπειρία του μέλους
Το καλύτερο σύστημα εισόδου είναι αυτό που τα μέλη χρησιμοποιούν χωρίς να το σκέφτονται. Τα πάσα wallet και οι κωδικοί QR τα πάνε καλά εδώ. Τα συστήματα που υποχρεώνουν ένα μέλος να κατεβάσει εφαρμογή, να θυμάται κωδικό και να περιηγηθεί σε ένα μενού πριν μπει απλώς δημιουργούν τριβή στην πόρτα.
Ορατότητα για το προσωπικό
Το προσωπικό σας θα έπρεπε να βλέπει ποιος έχει κάνει είσοδο, σε πραγματικό χρόνο, χωρίς να σκαλίζει ένα λογιστικό φύλλο. Ψάξτε έναν ζωντανό πίνακα ή μια ρύθμιση ειδοποιήσεων που κρατά το προσωπικό ενήμερο αυτόματα. Οι ειδοποιήσεις Slack που ενεργοποιούνται σε κάθε είσοδο είναι μια πρακτική επιλογή που αρέσει σε πολλούς διαχειριστές.
Αναφορές προσέλευσης
Θα θέλετε να μπορείτε να απαντάτε: πόσα μέλη ήρθαν αυτή την εβδομάδα; Ποιος δεν έχει εμφανιστεί εδώ και τρεις εβδομάδες; Ποια μαθήματα γεμίζουν σταθερά; Το σύστημα εισόδου σας θα έπρεπε να αναδεικνύει αυτά τα δεδομένα χωρίς να κάθεστε να φτιάξετε αναφορά.
Υποστήριξη πολλαπλών καταστημάτων
Αν λειτουργείτε πάνω από ένα κατάστημα, βεβαιωθείτε ότι το σύστημα το χειρίζεται εγγενώς. Ξεχωριστή σύνδεση και χωριστή αποθήκη δεδομένων για κάθε κατάστημα είναι ένας πονοκέφαλος που δεν χρειάζεστε.
Αξιοπιστία
Ένα σύστημα εισόδου που πέφτει την ώρα του μαθήματος των 6 το πρωί δεν είναι απλώς ενοχλητικό. Διαβρώνει την εμπιστοσύνη. Ψάξτε συστήματα που φιλοξενούνται στο cloud με σταθερό ιστορικό διαθεσιμότητας. Ρωτήστε ευθέως τους προμηθευτές τι γίνεται όταν χαθεί η σύνδεση.
Συχνές παγίδες
Να αγοράζετε την είσοδο μέσα σε μια μεγαλύτερη πλατφόρμα που δεν χρειάζεστε. Αν το μόνο πραγματικό σας πρόβλημα είναι η είσοδος, δεν χρειάζεται να πληρώνετε για μια πλήρη σουίτα χρέωσης και προγραμματισμού για να την αποκτήσετε. Τα εξειδικευμένα εργαλεία εισόδου συχνά κάνουν καλύτερα αυτή τη συγκεκριμένη δουλειά.
Καμία εφεδρική διαδικασία. Κάθε σύστημα εισόδου κάποια στιγμή θα έχει μια κακή στιγμή. Να έχετε σχέδιο: μια λίστα υπογραφών, μια ροή με υποστήριξη του προσωπικού, κάτι. Μην αφήσετε ένα τεχνικό σκαλοπάτι να γίνει κρίση μπροστά στα μέλη.
Να αγνοείτε τη συζήτηση για τον εξοπλισμό. Ορισμένοι προμηθευτές πουλούν φθηνό λογισμικό και ακριβό ιδιόκτητο εξοπλισμό. Κατανοήστε το συνολικό κόστος εξοπλισμού (tablet, βάση, σαρωτής, αναγνώστης μπρελόκ) πριν δεσμευτείτε.
Να υποτιμάτε την υιοθέτηση από τα μέλη. Η ανάπτυξη ενός νέου συστήματος απαιτεί επικοινωνία. Στείλτε email στα μέλη εκ των προτέρων, βάλτε το προσωπικό να καθοδηγήσει τον κόσμο την πρώτη εβδομάδα και κάντε τη μετάβαση να φαίνεται εύκολη αντί για απότομη.
Να συλλέγετε δεδομένα που κανείς δεν εξετάζει. Τα δεδομένα εισόδου είναι χρήσιμα μόνο αν κάποιος τα κοιτάζει. Αποφασίστε πριν αγοράσετε ποιες αναφορές σκοπεύετε να τρέχετε και επιβεβαιώστε ότι το σύστημα αναδεικνύει αυτές τις πληροφορίες χωρίς πρόσθετη δουλειά.
Πόσο κοστίζει ένα σύστημα εισόδου για γυμναστήριο;
Οι τιμές ποικίλλουν πολύ. Ορισμένα συστήματα χρεώνουν ανά μέλος τον μήνα. Άλλα χρεώνουν μια σταθερή μηνιαία αμοιβή. Ο εξοπλισμός είναι συνήθως ξεχωριστό κόστος.
Ως ένας πρόχειρος οδηγός:
- Μια βασική εγκατάσταση εισόδου με tablet (λογισμικό συν ένα καταναλωτικό tablet συν μια βασική βάση) μπορεί να κυμαίνεται από ελάχιστα μηνιαία κόστη στο σκέλος του λογισμικού έως μερικές εκατοντάδες ευρώ σε εξοπλισμό μίας πληρωμής.
- Τα συστήματα RFID με έλεγχο πόρτας είναι πιο ακριβά εξαρχής, συχνά στην κλίμακα από μερικές εκατοντάδες έως μερικές χιλιάδες ευρώ για εξοπλισμό και εγκατάσταση.
- Η τιμολόγηση ανά μέλος στο λογισμικό μπορεί να φαίνεται προσιτή στην αρχή και να αυξάνεται σημαντικά καθώς μεγαλώνει η βάση των μελών σας.
Υπολογίζετε πάντα το συνολικό κόστος με τον τρέχοντα αριθμό μελών σας και με τον αριθμό που περιμένετε σε δύο χρόνια.
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζομαι ξεχωριστό σύστημα εισόδου αν το λογισμικό διαχείρισης του γυμναστηρίου μου περιλαμβάνει ήδη ένα;
Όχι απαραίτητα. Αλλά αν η λειτουργία εισόδου της τρέχουσας πλατφόρμας σας είναι δύσχρηστη, αναξιόπιστη ή απαιτεί από τα μέλη να χρησιμοποιούν μια πολύπλοκη εφαρμογή, αξίζει να αξιολογήσετε ένα αποκλειστικό εργαλείο εισόδου. Μια κακή εμπειρία εισόδου είναι μια καθημερινή πηγή τριβής, και η διόρθωσή της έχει δυσανάλογα μεγάλη επίδραση στην ικανοποίηση των μελών.
Ποιο είναι το πιο εύκολο σύστημα εισόδου για μέλη που δεν είναι εξοικειωμένα με την τεχνολογία;
Τα μπρελόκ είναι η επιλογή με τη μικρότερη τριβή για μέλη που δυσκολεύονται με τα smartphone. Για χρήστες smartphone, τα πάσα wallet είναι τα πιο εύκολα: δεν απαιτούν εφαρμογή, ούτε σύνδεση, και βρίσκονται στην αρχική οθόνη του κινητού.
Μπορεί ένα σύστημα εισόδου να ελέγχει την πρόσβαση στις πόρτες (να αφήνει τα μέλη να μπαίνουν 24/7);
Ναι, αλλά αυτό συνήθως απαιτεί εξοπλισμό RFID συνδεδεμένο με τον ελεγκτή της κλειδαριάς σας. Τα συστήματα κωδικού QR μπορούν επίσης να ελέγχουν την πρόσβαση στις πόρτες με τον κατάλληλο εξοπλισμό, αν και είναι λιγότερο συνηθισμένο. Αν η αυτοεξυπηρετούμενη πρόσβαση 24/7 είναι βασική απαίτηση, συζητήστε ρητά την ενσωμάτωση του ελέγχου πρόσβασης πορτών με κάθε προμηθευτή που αξιολογείτε.
Πόσος χρόνος χρειάζεται για να στηθεί ένα σύστημα εισόδου με κωδικό QR;
Για ένα καλοσχεδιασμένο σύστημα, η εγκατάσταση μετριέται σε ώρες, όχι σε μέρες. Θα χρειαστεί να εισαγάγετε ή να καταχωρίσετε τα δεδομένα των μελών, να δημιουργήσετε κωδικούς QR ή πάσα wallet και να ρυθμίσετε το tablet ή το σημείο σάρωσης. Υπολογίστε μισή μέρα δουλειάς εγκατάστασης για ένα μικρό γυμναστήριο.
Πώς να επιλέξετε το σωστό σύστημα για το γυμναστήριό σας
Αν λειτουργείτε ένα boutique στούντιο ή ένα ανεξάρτητο γυμναστήριο και τα μέλη σας έχουν smartphone, ξεκινήστε με κωδικούς QR και πάσα κινητού wallet. Χαμηλό κόστος, χαμηλή τριβή, και αποκτάτε πραγματικά δεδομένα προσέλευσης από την πρώτη μέρα.
Αν λειτουργείτε ένα γυμναστήριο 24/7, ή ένα σημαντικό μέρος των μελών σας προτιμά ένα φυσικό διαπιστευτήριο, προσθέστε RFID παράλληλα.
Αν θέλετε μία πλατφόρμα που χειρίζεται την είσοδο με QR, τα πάσα wallet, τον προγραμματισμό μαθημάτων, τη διαχείριση μελών με πλάνα και πάσα, μια εφαρμογή μελών με δική σας επωνυμία, συνδέσεις προσωπικού με ρόλους και έναν ζωντανό πίνακα, το ZipTempo είναι φτιαγμένο ακριβώς γι' αυτό. Είναι πλήρες λογισμικό διαχείρισης γυμναστηρίου για γυμναστήρια και στούντιο που τα διευθύνει ο ίδιος ο ιδιοκτήτης: boutique fitness, box CrossFit, dojo πολεμικών τεχνών, γυμναστήρια αναρρίχησης, στούντιο yoga και pilates και μικρά ανεξάρτητα γυμναστήρια. Όλα τρέχουν στη δική σας διεύθυνση με δική σας επωνυμία (για παράδειγμα, togymsas.ziptempo.com), χωρίς τίποτα να εγκαταστήσετε, σε οποιαδήποτε συσκευή, σε 7 γλώσσες.
Μια ειλικρινής σημείωση: το ZipTempo παρακολουθεί την κατάσταση πληρωμών και σημειώσεις, αλλά δεν επεξεργάζεται πληρωμές. Ο υπάρχων τρόπος πληρωμής σας παραμένει στη θέση του. Επίσης δεν είναι εργαλείο κατασκευής ιστότοπου για γυμναστήρια.
Μάθετε περισσότερα στο ziptempo.com.